Cât de importantă este distrugerea documentelor în condiții de siguranță?
O afacere are în arhiva sa o multitudine de documente cu caracter confidențial. Pentru că în prezent informațiile confidențiale sunt mai vulnerabile ca niciodată și există tot mai multe legi care reglementează aceste aspecte, distrugerea corectă a documentelor de arhivă este un pas extrem de important. Fie că este vorba despre documente vechi care au depășit termenul de păstrare sau documente sensibile care nu mai sunt necesare, protejarea datelor este prioritară.
Beneficiezi de siguranță maximă pentru afacerea ta
Unul dintre cele mai mari riscuri atunci când vine vorba despre arhivarea documentelor este posibilitatea ca informațiile sensibile să ajungă în mâini greșite. Distrugerea documentelor în mod corespunzător, în condiții de maximă securitate, previne accesul neautorizat. Procesul de distrugere trebuie să fie făcut conform unor standarde precise, astfel încât informațiile distruse să nu poată fi recuperate sau folosite în scopuri ilegale.
Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, fiecare companie trebuie să-și gestioneze arhiva în conformitate cu reglementările legale, iar distrugerea documentelor care au depășit termenul de păstrare face parte din acest proces. Este important să optezi pentru servicii sigure de distrugere documente nu doar pentru a proteja informațiile confidențiale ale companiei, ci și pentru a respecta legea și pentru a evita posibilele amenzi și sancțiuni.
Confidențialitatea este garantată printr-un proces controlat
Atunci când documentele sunt distruse, trebuie să se asigure că acest lucru se face într-un mod care protejează toate informațiile cuprinse în ele. Nicio informație nu trebuie să poată fi recuperată sau accesată de persoane neautorizate. Pentru a asigura acest lucru, se utilizează echipamente specializate care distrug complet documentele. Firmele care se ocupă de acest proces eliberează un certificat de distrugere confidențială pentru a demonstra că documentele au fost eliminate în mod corespunzător. Acest certificat este important nu doar pentru securitatea datelor, ci și pentru transparența în fața autorităților sau a altor părți interesate.
Ai certitudinea că sunt distruse doar documentele corespunzătoare
În cadrul unei companii, există zeci de documente cu anumite specificații. Din acest motiv ai nevoie de servicii profesionale de arhivare documente, pentru că specialiștii știu exact ce tipuri de documente trebuie distruse și ce nu.
Procesul de distrugere se realizează în trei pași. Documentele adecvate sunt selecționate, iar pentru distrugerea acestora este necesară întocmirea lucrării de selecționare și obținerea aprobării din partea Arhivelor Naționale. Ulterior, documentele sunt distruse cu ajutorul unor echipamente speciale, precum tocătoarele de hârtie, iar la final se eliberează certificatul de distrugere confidențială.
Distrugerea documentelor în condiții de siguranță este o procedură obligatorie pentru a te asigura că respecți legea, dar și un pas necesar pentru protejarea afacerii tale. Acest proces oferă siguranță, confidențialitate și îți ajută compania să își eficientizeze costurile și spațiul. Dacă nu ai implementat încă un proces de distrugere controlată a documentelor, este momentul să te gândești la acest aspect și să protejezi informațiile cu caracter sensibil din cadrul afacerii pe care o conduci.
