Documentele financiar -contabile

– Normele specifice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile

–  Modelele documentelor financiar-contabile care pot fi adaptate din punctul de vedere al formatului, în funcţie de necesităţi, cu obligaţia respectării unui conţinutului minimal
–  documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată.
 La data intrării în vigoare a ordinului susamintit  se abrogă Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.850/2004 privind registrele şi formularele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 23 şi 23 bis din 7 ianuarie 2005

Credem util sa prezentam citeva din normele generale impuse de aceasta noua reglementare:

    1. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz).

    2. Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
    – denumirea documentului;
    – denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte documentul;
    – numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
    – menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
    – conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
    – datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
    – numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
    – alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
3. În cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul social, după caz.
    4. Documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderouri de achiziţii, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.
    5. În cazul în care documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop, şi documentul prin care se face dovada plăţii, respectiv dispoziţia de plată/încasare.
    6. În conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională
    7. Documentele contabile – jurnale, fişe etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
    – felul, numărul şi data documentului justificativ;
    – sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
    – conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
    – semnăturile pentru întocmire şi verificare, după caz.
    8. Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.
   9. În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
    Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.
    Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.
    10. În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul întocmit greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv.
    11. În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea unităţii.
    12. În vederea înregistrării în jurnale, fişe şi în celelalte documente contabile a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în contabilitate utilizate de unităţi, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice şi analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi general aplicabil.
    Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate.
    Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.
    13. Factura se întocmeşte şi se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal.
    Pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată şi nu sunt obligate să întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului fiscal şi ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operaţiunile economice se înregistrează în baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., după caz.
    14. Registrele de contabilitate şi formularele financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de specificul şi necesităţile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu condiţia respectării conţinutului de informaţii şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.
    Se pot stabili norme proprii de întocmire şi utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiţia ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare.
    Neîntocmirea, întocmirea eronată şi/sau neutilizarea documentelor justificative şi financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancţionează potrivit dispoziţiilor legale.
    15. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile

Speram ca lecturarea acestor reguli obligatorii sa duca la o mai buna intelegere a contabilului de catre manageri.

Mircea Dragoş,

Asociat la firma de consultanţă MUREŞAN DRAGOŞ APOSTOL srl  
Pentru detalii vă puteţi adresa la sediul firmei din Cluj-Napoca, str. Decebal nr.69, cod poştal 400037 sau prin e-mail, la adresa:  mircea.dragoş@mmda.ro